Externes Ausbildungsmanagement - Ein Modell mit Perspektive

Neue Wege in der Ausbildung: Externe Unterstützung als Erfolgsmodell für kleine Unternehmen

Einleitung: Ausbildung im Wandel

Die betriebliche Ausbildung steht unter Druck: Fachkräftemangel, technologische Veränderungen, neue Anforderungen an Lernorte und Kompetenzen – all das stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Besonders kleine und mittlere Betriebe tun sich schwer, Ausbildungsplätze bereitzustellen oder die Qualität der Ausbildung aufrechtzuerhalten. Gleichzeitig verlangt die moderne Arbeitswelt nach flexiblen, praxisnahen und zugleich zukunftsfähigen Qualifikationen.

Zwei sich ergänzende Konzepte greifen hier ein: Externes Ausbildungsmanagement und die externe Ausbildungsabteilung. Beide Modelle bieten kleinen Betrieben die Chance, Ausbildungsaufgaben auszulagern oder punktuell durch qualifizierte externe Partner zu unterstützen – und so ihre Ausbildungsfähigkeit zu sichern.

1. Externes Ausbildungsmanagement – Ein Modell mit Perspektive

Modernisierung durch Flexibilität

Die modernen, sogenannten gestaltungsoffenen Ausbildungsberufe erlauben eine individualisierte Ausgestaltung der Ausbildung im Unternehmen – etwa durch Wahlqualifikationseinheiten oder modulare Ausbildungsinhalte. Ziel ist es, betriebliche Anforderungen besser mit der Fachkräftequalifizierung zu verzahnen. Doch genau diese Flexibilisierung stellt kleinere Betriebe oft vor ein Dilemma: Sie verfügen nicht über die notwendigen personellen oder infrastrukturellen Ressourcen, um diese Vielfalt selbst umzusetzen.

Ein vom BIBB unterstützter Modellversuch mit dem Titel „Externes Ausbildungsmanagement“ (2002–2006) verfolgte das Ziel, diese Lücke zu schließen. Durch Kooperation mit Bildungsträgern und Fachleuten entstand ein Unterstützungsmodell, das über reine Beratung hinausgeht – es bindet externe Akteure direkt in den Ausbildungsprozess ein.

Zentrale Erkenntnisse des Modellversuchs

• Professionalisierung erforderlich: Viele Kleinstbetriebe haben keine hauptberuflichen Ausbilder. Nebenamtliche Ausbilder müssen Leitung, Durchführung und Organisation der Ausbildung parallel zu ihrem Tagesgeschäft leisten. Das erfordert flexible und professionelle Unterstützungsangebote.

• Zukauf statt Ausbau: Betriebe streben seltener nach dem Aufbau eigener Ressourcen, sondern bevorzugen den Zukauf externer Ausbildungsleistungen. Das erlaubt eine bessere Integration in den Betriebsalltag.

• Neue Rollen für Bildungsträger: Bildungseinrichtungen müssen sich neu positionieren, um als Dienstleister für betriebliche Ausbildung ernst genommen zu werden. Es braucht maßgeschneiderte Angebote, digitale Lernformate und fachlich qualifiziertes Personal.

Instrumente im Fokus: Der „Virtuelle Ausbilder“

Ein konkretes Ergebnis des Modellversuchs war der „Virtuelle Ausbilder“ – ein Blended-Learning-Angebot für betriebliche Azubis. Dieses kombiniert Online-Selbstlernphasen mit Präsenzveranstaltungen und wird von externen Ausbildern begleitet. So können Azubis selbstorganisiert lernen, und Betriebe werden entlastet. Besonders bei überfachlichen Themen oder standardisierten IT-Kompetenzen bietet dieses Modell hohe Effizienz und Kostenvorteile.

2. Externe Ausbildungsabteilung – Outsourcing neu gedacht

Was bedeutet Ausbildungs-Outsourcing?

Der HR-Fachartikel von Gieseler & Peters (2018) betrachtet die Auslagerung von Ausbildungsaufgaben im Rahmen moderner HR-Strategien. Analog zum Outsourcing klassischer Supportfunktionen (wie IT oder Buchhaltung) bietet auch die Auslagerung der Ausbildungsabteilung Vorteile: geringere Fixkosten, Spezialisierung, Qualitätssicherung und Fokussierung auf das Kerngeschäft.

Formen des Ausbildungs-Outsourcings

• Überbetriebliche Unterweisung: Betriebe ergänzen ihre Ausbildung durch externe Lehrgänge (z. B. bei Kammern oder Bildungszentren), etwa für sicherheitsrelevante Themen oder spezialisierte Technologien.

• Teilausbildung und Ausbildungsverbund: Zwei oder mehrere Betriebe kooperieren. So können Auszubildende abschnittsweise in anderen Betrieben mit spezifischem Know-how geschult werden.

• Komplettauslagerung: Eine externe Ausbildungsabteilung übernimmt weite Teile der Ausbildung – von der Organisation über die Prüfungsvorbereitung bis zur Kompetenzentwicklung. Der Betrieb bleibt rechtlicher Ausbildungsbetrieb.

Vorteile der externen Ausbildungsabteilung

• Kosteneffizienz: Laut Faustregel sollte Outsourcing mindestens 20 % Einsparpotenzial bieten, um lohnenswert zu sein.

• Qualitätssteigerung: Fachlich spezialisierte Ausbildungspartner bringen Erfahrung, Struktur und Know-how mit.

• Entlastung: Administrative Aufgaben wie Kammerkontakte, Dokumentation oder Feedbackgespräche entfallen.

• Flexibilität: Neue Prüfungsanforderungen, technologische Veränderungen oder Soft-Skill-Trainings können schneller integriert werden.

• Employer Branding: Professionelle Ausbildung stärkt das Unternehmensimage – gerade bei kleinen und mittleren Arbeitgebern.

Nachteile & Herausforderungen

• Kommunikationsaufwand: Gute Absprachen, klare Zuständigkeiten und regelmäßige Abstimmungen sind unerlässlich.

• Kontrollverlust: Die Ausbildung liegt nicht mehr vollständig in der Hand des Unternehmens.

• Vertraulichkeit: Der externe Dienstleister wird Teil sensibler Personalprozesse.

• Potenzielle Abhängigkeit: Die eigene Entwicklung als Ausbilderbetrieb kann stagnieren.

3. Gemeinsamkeiten und Unterschiede der Modelle

Beide Modelle bieten Lösungen für strukturelle Engpässe in der Ausbildung und ermöglichen kleinen Betrieben den Zugang zu qualifizierter Fachkräftenachwuchsförderung. Sie unterscheiden sich im Grad der Auslagerung und der Integration in betriebliche Strukturen.

4. Erfolgsfaktoren für die Umsetzung

Unabhängig vom Modell gilt: Erfolgreiche externe Ausbildungsstrukturen brauchen klare Regeln, abgestimmte Prozesse und partnerschaftliche Kommunikation.

Es wird immer wieder betont, dass es kein Standardrezept gibt. Vielmehr müssen Betriebe ihre eigenen Strukturen, Anforderungen und Kapazitäten analysieren und ein individuelles Modell entwickeln oder anpassen.

Tipps zur Umsetzung:

• Klare Definition von Aufgaben, Pflichten und Zielen

• Schriftliche Vereinbarungen und Verträge

• Regelmäßige Feedbackgespräche und Fortschrittsberichte

• Auswahl eines vertrauenswürdigen, erfahrenen Partners

• Gemeinsames Verständnis der Ausbildungsziele

5. Perspektive: Netzwerke und Zukunftstrends

Ein zentrales Zukunftsthema ist die regionale Vernetzung von Betrieben, Bildungsträgern und Kammern. Ausbildungsnetzwerke ermöglichen den Austausch von Ressourcen, Wissen und Personal. Sie fördern Synergien – etwa durch gemeinsame Workshops, Azubi-Tauschprogramme oder betriebsübergreifende Projekte.

Auch digitale Lernplattformen, Blended Learning oder virtuelle Ausbilder-Communities werden eine größere Rolle spielen – nicht nur aus Effizienzgründen, sondern auch, um neue Generationen von Auszubildenden besser zu erreichen.

6. Fazit: Ausbildung durch Kooperation neu denken

Gerade für kleinere Betriebe eröffnet die Zusammenarbeit mit externen Ausbildungsprofis enorme Chancen. Ob punktuelle Unterstützung, überbetriebliche Einheiten oder die vollständige Auslagerung – Qualität, Individualisierung und Entlastung stehen im Fokus.

Die Modelle des externen Ausbildungsmanagements und der ausgelagerten Ausbildungsabteilung helfen dabei, Hürden zu überwinden, Ausbildung ganzheitlich zu denken und junge Talente bestmöglich zu begleiten.

Wer mutig neue Wege geht, profitiert gleich doppelt: von qualifizierten Fachkräften und einem gestärkten Unternehmensprofil.